Lehrer-Stress “im Büro” bis zu 100% reduzieren – Zeit gewinnen – GAP Konzept

Lesezeit – 5min.

Liebe Leserin, Lieber Leser

Es freut mich, dass du dir die Zeit nimmst, diesen Artikel zu lesen. Er könnte deinen Arbeitsalltag grundlegend verbessern.

Hast du bereits ähnliche Vorgehensweisen bei der langfristigen Planung deiner Arbeit wie in diesem Artikel beschrieben wird, wirst du trotzdem von dem einen oder anderen Tipp profitieren können.

(Übrigens kann das hier vorgestellte Planungsinstrument natürlich auch für kurzfristige Stellvertretungen/Vikariate eingesetzt werden – es geht nur um eine Grundidee.)


Hinweis

Nachdem Teil 1 der Serie Meistern von Klassenklima und Unterrichtsstörungen – Regeln wirksam formulieren (Link) veröffentlicht wurde, wäre eigentlich zuerst Teil 2 von Klassenklima – Wirklich konsequent sein geplant gewesen. Weil aber die SchülerInnen nun in den Ferien sind (und Lehrpersonen eigentlich auch), publiziere ich diesen zweiten Teil erst später, wenn der Schulbeginn im neuen Jahr bevorsteht. Schliesslich sollte man neu gelernte Dinge sofort umsetzen, weil das Gehirn schnell vergisst…

Daher ist der Entscheid für einen Artikel gefallen, ein sinnvolles Werkzeug für die effiziente Nutzung der Zeit in den Schulferien zur Unterrichtsvorbereitung etc. vorzustellen, das du sofort anwenden kannst.


Lehrer-Stress und Burnout: Ein allgegenwärtiges Thema

In diesem Beitrag geht es um die Vorbeugung von Stress, der hauptsächlich betreffend in der “unterrichtsfreien Zeit” entsteht, sprich administrative “Büro-Arbeiten”, welche sich manchmal in ungünstigen Situationen gleichzeitig häufen und Lehrpersonen im Schullalltag überwältigen können.

Lehrpersonen haben enorm viel Büro-/Verwaltungsarbeit nebst dem eigentlichen Unterricht, wie z.B. regelmässig 20-30 Hefter von SchülerInnen zu korrigieren, um nur eines von vielen Beispielen zu nennen. Um eine sinnvolle Organisation solcher Pendenzen wird es in diesem Beitrag gehen.

Büro-Stress oder Schüler-Stress?

Es geht in diesem Beitrag nicht um Situationen im Unterricht (z.B. entspannt bei Konflikten bleiben etc.), auch wenn sich natürlich ein bessere Unterrichtsqualität der Lehrperson zeigt, wenn “hinter der Bühne”, sprich ausserhalb des Unterrichts, das Meiste nach Plan läuft und die Lehrperson dadurch gelassener ist.

Wenn Lehrpersonen die Sicherheit haben, dass man zeitlich mit allen anstehenden Arbeiten gut nachkommt, kann man bessere Leistungen im Schulalltag erbringen. Das ist ein Ziel dieses Beitrags.

Die Vorbeugung von Stress ist nur das erste Ziel des hier vorgestellten Werkzeuges. Das Hauptziel ist schlussendlich, dass man als Lehrperson in volle Kontrolle des eigenen Schulalltags kommt und sich täglich auf das konzentrieren kann, was man zum entsprechenden Zeitpunkt für wirklich wichtig hält.

Es soll einem die Möglichkeit bieten, den Schulalltag flexibler zu gestalten und die Freiheit geben, relativ spontan zu entscheiden, was man gerade für Pendenzen in Angriff nehmen will. Setzt man diese Strategie sinnvoll um, gibt einem dieses Werkzeug sogar die Option mal einen freien Halbtag in Anspruch zu nehmen kann, wenn man den Wunsch nach Erholung verspürt, weil man im Stundenplan an einem Vormittag oder Nachmittag keine Lektionen hat.

Welche Lehrperson kennt solche Situationen nicht?

Während einem Schulsemester erlebt man wegen der zunehmenden Menge von Arbeiten immer wieder mal enormen Stress und kämpft mit einem sich häufenden Berg von To-Do’s auf dem Schreibtisch, der mehr zu wachsen als zu schrumpfen scheint, obwohl man ständig dran bleibt.

Das Problem ist, dass sich gleichzeitig viele und grosse Pendenzen auf einmal stauen und man sie alle am gleichen Tag oder in der gleichen Woche bearbeiten will. Prüfungskorrekturen, Elterngespräche, weitere Unterrichtsvorbereitung usw. sind ein paar klassische Beispiele.

Das Resultat ist, dass man nach vielen, anstrengenden Stunden Unterricht abends noch all diese Aufgaben vor sich hat, obwohl man bereits von 8 Stunden Unterricht “kaputt” ist.

Eine Option besteht darin, einen Teil des Wochenende herzugeben, oder sogar das ganze Wochenende aufzuopfern, um dann natürlich “erholt” am Montag wieder frisch und munter in die neue Woche zu starten. Wers glaubt, wird selig…

Solche Situationen können enorm viel Stress auslösen.

Es fühlt sich an, als hätte man keine Kontrolle über die eigene Situation.

Man hat das Gefühl, wahnsinnig zu werden.

Dabei ist ein gewisses Mass an Kontrolle eine der allerwichtigsten Komponenten, welche Menschen brauchen, um sich im Beruf wirklich entfalten zu können.

Weshalb konnte es nur soweit kommen?

Es gibt unterschiedliche Varianten, wie ein solcher “Schul-GAU” entstehen kann.

Jede Lehrperson hat ihre eigenen Arbeitsstrategien und die meisten sind bestrebt, ihre Vorgehensweisen stetig zu verbessern, damit sie effizienter werden und die Arbeit qualitativer gestalten können.

Was ein wesentlicher Grund für einen Stau von grossen Pendenzen sein kann, ist, dass keine vorgängige, langfristige und vollständige Planung eines ganzen Semesters (über mehrere Wochen und Monate) gemacht wurde, welche dann auch möglichst strikt eingehalten wird, wie z.B. das Einhalten von Prüfungsterminen und die darauffolgende Korrektur einer der Prüfung, welche einige Stunden kosten kann.

Weshalb sieht man wohl ständig Lehrpersonen im Bus und Zug an der Korrektur von Schulprüfungen…?

Was beinhaltet eine „langfristige und vollständige Planung eines ganzen Semesters“?

Viele Lehrpersonen (vor allem Berufseinsteiger) planen den eigenen Unterricht meist ein paar Tage, vielleicht einige Wochen im Voraus.

Diese Art von Planung birgt die grosse Gefahr, dass man keine Gesamtübersicht über alle Fächer, Klassen etc. über die langfristige Perspektive hat und plötzlich in eine Situation gerät, in welcher sich ganz viele Arbeiten gleichzeitig stauen.

Z.B. eine Woche in der gleichzeitig eine grosse Lehrer-Konferenz stattfindet, 10 Elterngespräche gemacht werden müssen und noch zwei Stapel Prüfungen auf dem Tisch auf ihre Korrektur warten usw.

All das nebst dem Unterricht, den man vielleicht noch gar nicht vollständig vorbereitet hat.

(Bei meiner allerersten Stelle während dem Studium habe ich genau nur die allererste Schulwoche geplant. In den folgenden 3 Monaten hatte ich meine ersten „Lehrer-Krisen“ und überlegte mir schon dann das Studium abzubrechen. Zum Glück habe ich danach Zeit und Distanz gefunden, um über meine Fehler nachzudenken.)

Und obendrein noch…

“Ideal”, dass diese Arbeiten auch noch höchste Konzentration verlangen, obwohl man am Ende des Tages schon vom Unterricht und den SchülerInnen selber völlig erschöpft ist. Schliesslich will man keine weiteren Diskussionen mit SchülerInnen führen, weil man z.B. Prüfungen fehlerhaft korrigiert und beurteilt hat etc., sondern man muss die Energie und den Fokus für solche wichtige Arbeiten haben.

Es stellt sich also die Frage:

  • Wie kann ein solcher Pendenzen-Stau möglichst verhindert werden?

Achtung, liebe Rechtschreib- & Etymologie-Freaks. Jetzt kommt ein von mir erfundener Begriff. Bitte nicht böse sein:

Hiermit möchte ich das der Gross-Arbeiten vorstellen.

Was sind „Gross-Arbeiten“?

Die Idee ist eigentlich ganz einfach. Als Lehrperson stellt man einen kurzen 6-Monate-Plan zusammen, der alle grösseren Arbeiten aufzeigt, die je z.B. 2-6 Stunden oder mehr höchst konzentrierte Arbeit bedeuten wie Elterngespräche führen, Prüfungen korrigieren, Zeugnisse schreiben, Projekte planen etc. Das sind die Gross-Arbeiten während 6 Monaten Schule.

Wer lieber will, kann auch z.B. nur 3 Monate planen. Aber ich empfehle 6 Monate, weil dann die Planung meist von Zeugnis zu Zeugnis stattfindet. Ausserdem zwingt, sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten zu konzentrieren und ich nicht zu viele (weniger wichtige) Dinge zu planen, da man die Übersicht behalten will und dies mit mehreren Seiten Planung nicht mehr möglich ist. Dies entspricht auch eher der Idee der 80/20-Regel (Pareto), wie im allerersten Blog-Artikel beschrieben wird (Link).

Diese 6-Monate-Übersicht soll mit einer kleinen Tabelle dargestellt werden, welche nur die Kalenderwochen darstellt und keine Details von allen möglichen kleinen Terminen zeigt, wie Schulanlässe, Weiterbildungen, kleine Events etc. Es gehören wirklich nur die Arbeiten dazu, die mehrere Stunden dauern und höchste Konzentration verlangen.

Ziel wäre, dass man diese Planung auf maximal eine A4-Seite bringt.

Übrigens: „gap“ (engl.) = Abstand / Zwischenraum, im Sinne des Zeitfensters von Zeugnis zu Zeugnis. Daher das „GAP-Konzept„. Man könnte es auch „Gesamt-Arbeits-Plan“ nennen.

Anleitung für die Erstellung eines persönlichen 6-Monate-GAP:

  1. Erstellung einer simplen Tabelle mit z.B. 2 Spalten und ca. 25 Zeilen. Ein Bild/Screenshot eines Beispiels wird weiter unten zu sehen sein.
  2. Einfügen der Kalenderwochen in der ersten Spalte von z.B. KW 1 bis KW 26 – Neujahr bis Sommerferien, oder Sommer bis Weihnachten.
  3. Eintragen der Schulferien (Wir Lehrpersonen haben ja soooo viele Ferien, nicht wahr…?). Das sind Zeitfenster, in denen man mehrere Tage verschiedene Projekte angehen und den nächsten Unterricht planen kann etc. (Ich persönlich markiere diese Zeilen grau zur Übersicht).
  4. Festhalten der Zeugnis-/Notenabgabe am Ende des Semesters – Hier die letzten 2-3 Wochen möglichst davor schützen, dass nicht alle Prüfungen usw. dann stattfinden, damit kein End-Semester-Super-GAU entsteht.
  5. Separate Auflistung aller Prüfungen, Unterrichtsprojekte, geplanten Elterngespräche usw. – Dies sind deine persönlichen “Gross-Arbeiten”.
  6. Gleichmässige und für dich sinnvolle Verteilung aller Gross-Arbeiten auf alle Kalenderwochen in den 6 Monaten. Beachte dabei, in welche Abstand die Prüfungen stattfinden, sprich wie viele Lektionen ein Thema jeweils zur Bearbeitung mit der Klasse benötigt. Wenn möglich, maximal 1-2 Gross-Arbeiten pro Woche einplanen, alles andere ist zu viel.
  7. Anpassungen und Verschiebungen der Termine, wenn sich zu viele deiner “Gross-Arbeiten” in einzelnen Kalenderwochen stauen. Ich persönlich habe entschieden, eine einzelne Kalenderwoche mit nur einer bis maximal zwei Gross-Arbeiten zu füllen. Und dazwischen gibt es wenn möglich “freie” Kalenderwochen, die einen Pufferbereich darstellen oder mir eine Verschnaufpause vom Schulalltag ermöglichen, wenn ich es will.
  8. 2-3 Mal ausdrucken und bei deinem Büro-Tisch aufhängen, in die Agenda vorne kleben usw. Die Gross-Arbeiten können dann z.B. als einzelne Post-Its in die entsprechenden Kalenderwochen geklebt werden, auch für den Fall, dass etwas doch mal verschoben werden muss und das Post-It nur umgeklebt werden kann. (Ich führe nur noch eine digitale Agenda und schreibe somit die Zeitfenster auch in die vorgesehenen “unterrichtsfreien Zeiten”)

Dein Resultat

Nun hast du eine Übersicht, was du alles in 6 Monaten an wirklich wichtigen Dingen erreichen willst. Wenn du dich selber gut kennst, kannst du jetzt bereits sagen, ob du etwas abstreichen musst, weil es evtl. zu viele Gross-Arbeiten sind.

Dieser Gross-Arbeiten-Plan ist nun der rote Faden für dein Semester und leitet dich wie ein „GPS“ durch die Wochen und Monate. Auf diese Art und Weise, weisst du für jede Kalenderwoche schon im Voraus, ob du z.B. an einem unterrichtsfreien Nachmittag die Korrektur eine grossen Prüfung etc. als absolute Priorität hast. Alles andere sind dann nur noch Kleinigkeiten und sekundär. Und du kannst im Voraus Aufgaben verschieben, wenn nötig etc.


For every minute spent in organizing, an hour is earned.

– Benjamin Franklin


Hier noch ein paar weitere, praktische Tipps zur 6-Monate-Planung:

  • Wie bereits erwähnt – Pro Woche ein bis max. zwei Gross-Arbeiten einplanen!
  • Keine “halb-wichtigen” Arbeiten aufschreiben, wirklich nur die absoluten “Kern-Gross-Arbeiten”. Sonst ist die 6-Monate-Planung evtl. mit unnötigen Kleinigkeiten überfüllt.
  • Prüfungstermine möglichst nie verschieben, lieber mal ein Lernziel abstreichen, damit kein weiterer Pendenzen-Stau entsteht. Selbst wenn die SchülerInnen darum betteln…
  • Elterngespräche zwischen 15 bis max. 30min halten, um mit 25 SchülerInnen zeitlich durchzukommen (20min. ist eine gute Faustregel und zwingt bei Vorankündigung alle Gesprächs-Parteien effizienter zum Punkt zu kommen).
  • Immer wieder “Pufferzonen” in den Wochen und einzelnen Tagen offen haben, um flexibel spontane Anpassungen machen zu können.
  • Aus diesem Plan kann direkt der Prüfungsplan für die SchülerInnen erstellt werden und anfangs Semester bekanntgegeben werden, so hast du zwei Fliegen mit einer Klatsche erwischt.

Beispiel eines Gross-Arbeiten-Semesterplans

Hier das Bild vom meinem letzten Halbjahr als Beispiel:

 

 

https://docs.google.com/document/d/1Pe1v3jZu6JZAw7ySD7P0Nx7Rjv9qPQyFONEJVnABM_g/edit?usp=sharing

Quelle – Davide Carls


So, das war’s!

Eine kleine Challenge für dich

Schreibe einen persönlichen 6-Monate-Plan mit all deinen Gross-Arbeiten, welche du in Angriff nehmen willst, indem du deine Fächer, Schuljahresplan etc. langfristig überblickst. Folge dafür der Anleitung mit der Freiheit, selber zu wählen, wie du genau vorgehst. Die Anleitung in diesem Artikel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Wichtig für alle ist trotzdem – Nicht zu viel! Reduzieren! Max. 1-A4-Seite.

(Wenn du magst, poste einen Screenshot deines Resultats als Kommentar auf der Facebook-Seite für andere, um von deinen Ideen zu lernen.)


Zeitmanagement-Buchempfehlung

In seinem Buch Noch mehr Zeit für das Wesentliche: Zeitmanagement neu entdecken erklärt Prof. Dr. Lothar Seiwert (Link), einer der erfolgreichsten Zeitmanagement-Coaches Deutschlands, was jenseits des Alltagsstress im Leben wirklich wichtig ist und wie wir mit unserer Zeit umgehen können, um ein erfüllteres Leben mit Glück und Gelassenheit führen zu können, indem man seine Tools und Techniken adaptiert. Das Buch ist eine wahre “Zeit-Goldmine”!

(Wer sich immer noch vor dem Begriff “Zeitmanagement” sträubt, für den habe ich zwei simple Fragen – Was hast du zu verlieren, dich mit dem Thema trotzdem auseinanderzusetzen, und welche Chancen könnten sich für dein Leben ergeben, über das Thema mehr zu lernen?)

Stress-Buchempfehlung

Wen dieses Thema grundsätzlich betrifft oder interessiert, dem kann ich von Dr. Gert Kaluza Gelassen und sicher im Stress empfehlen. Mir hat es die Augen über meine eigenen Erwartungen geöffnet und ein paar sehr hilfreiche Werkzeuge für meine Arbeit und mein Privatleben gegeben. Ausserdem lernt man, wie Stress physisch entsteht und wie Stress evolutionär entstanden ist, was einem auch hilft, sich von stressigen Zuständen zu distanzieren, weil man den Hintergrund von Stress besser versteht. Das Gefühl von Stress kommt seither deutlich weniger auf, einerseits, weil ich die nötigen Vorkehrungen treffe und andererseits, weil mir das Buch funktionierende Strategien gegeben hat, um allenfalls auftretenden Stress schnell zu eliminieren.


P.S. Wer “keine Zeit” oder einfach keine Lust hat, regelmässig Bücher zu lesen und sich selber weiterzubilden, sollte sich vielleicht mal fragen, ob es wirklich an der Zeit liegt, oder, ob man den enormen Wert und die Selbstentwicklung beim Lesen noch zu wenig erkannt hat. Knowledge is power.

Zeit ist das, was man an der Uhr abliest – Albert Einstein

Mehr nicht!

Viel Erfolg wünsche ich euch allen bei langfristiger und nachhaltiger Unterrichtsvorbereitung – ohne Stress 😉

Euer Davide


 

Update vom 28.12.2017

Als weiteres Beispiel mein kommender GAP 2018 (bitte beachten, dass ich verschiedene Klassen in verschiedenen Fächern unterrichte):

6-Monate-GAP FS2018 Davide Carls.jpg

Link PDF – https://drive.google.com/open?id=1JWLb08b-farwj98G9fybGAUOnPXlbARw 


 

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Lehrertricks wird ehrenamtlich geführt und alle Inhalte sind kostenlos. Das Erstellen eines Beitrags dauert ca. 1-2 Tage. Danke!

 


Photo-Credit: https://www.pexels.com/photo/blonde-hair-blur-daylight-environment-214574/

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